Register partnerov verejného sektora predstavuje kľúčový nástroj pre modernú správu verejných financií. Tento informačný systém verejnej správy, spravovaný , prináša zásadné zmeny v oblasti transparentnosti a ochrany verejných zdrojov Ministerstvom spravodlivosti Slovenskej republiky[1].
Transparentnosť vo verejnom sektore
Register partnerov verejného sektora predovšetkým odkrýva vlastnícke a riadiace štruktúry subjektov, ktoré obchodujú so štátom alebo samosprávou [2]. Navyše umožňuje verejnosti sledovať a kontrolovať distribúciu verejných zdrojov prostredníctvom online prístupu [3].
Významným aspektom je skutočnosť, že údaje zapísané v registri nie je potrebné pred orgánmi verejnej moci a v obchodnom styku dodatočne preukazovať[4]. Následne sa všetky zapísané skutočnosti považujú za všeobecne známe a tretie osoby sa nemôžu odvolávať na ich neznalosť [4].
Ochrana verejných zdrojov
V záujme ochrany verejných zdrojov systém vyžaduje, aby partneri verejného sektora odkryli svoju vlastnícku štruktúru až po konečného užívateľa výhod [5]. Tento mechanizmus zabezpečuje, že:
- Verejný sektor pred distribúciou zdrojov overuje zápis v registri
- Verejnosť môže kontrolovať tok verejných financií
- Štát má prehľad o konečných príjemcoch verejných zdrojov
Register partnerov verejného sektora zároveň slúži ako nástroj na elimináciu konfliktu záujmov, predovšetkým v prípadoch, keď sú konečnými užívateľmi výhod verejní funkcionári [6]. Toto opatrenie významne prispieva k ochrane verejných zdrojov pred možným zneužitím.
Dôležitým prvkom ochrany je aj skutočnosť, že zákon sa netýka len finančných prostriedkov, ale pokrýva majetok verejného sektora vo všeobecnosti [1]. Navyše sa vzťahuje aj na subdodávateľov partnerov verejného sektora, čím sa vytvára komplexný systém kontroly [1].
Príprava na registráciu do RPVS
Kontrola splnenia podmienok
Predovšetkým je potrebné overiť pre zápis do registra splnenie štyroch základných podmienok[7]:
- Subjekt musí spĺňať definíciu partnera verejného sektora
- Prijíma plnenie na základe zmluvy alebo iného právneho úkonu
- Plnenia prekračujú zákonom stanovené limity
- Subjekt nie je vylúčený z pôsobnosti zákona
Navyše je dôležité uvedomiť si, že zápis do RPVS je spravidla nutné vykonať ešte pred uzatvorením zmluvy s verejným sektorom [7]. Avšak pri zmluvách na dobu neurčitú môže byť zápis realizovaný aj po uzavretí zmluvy, no musí byť dokončený pred prijatím plnenia v stanovených limitoch.
Zhromaždenie potrebných informácií
a informácie potrebné na identifikáciu konečných užívateľov výhod Oprávnená osoba má zákonnú povinnosť vyžiadať si všetky dokumenty[2]. Zároveň je partner verejného sektora povinný poskytnúť oprávnenej osobe maximálnu súčinnosť [2].
Pri príprave dokumentácie je potrebné zohľadniť:
- Vlastnícku a riadiacu štruktúru subjektu
- Účtovné podklady a finančné toky
- Existujúce zmluvné vzťahy a pôžičky
Výber oprávnenej osoby
Oprávnenou osobou môže byť výlučne [3]:
- Advokát
- Notár
- Banka alebo pobočka zahraničnej banky
- Audítor
- Daňový poradca
Teda oprávnená osoba musí mať sídlo alebo miesto podnikania na území Slovenskej republiky [8]. Pri výbere oprávnenej osoby je dôležité vedieť, že táto nie je viazaná pokynmi partnera verejného sektora a musí konať nestranne s odbornou starostlivosťou [3].
Náklady spojené so zápisom
Samotné registračné konanie do registra partnerov verejného sektora je bezplatné, avšak treba počítať s ďalšími nákladmi spojenými s procesom zápisu [2].
Odmena oprávnenej osoby
Výška odmeny oprávnenej osoby nie je v súčasnosti regulovaná právnymi predpismi a závisí predovšetkým od vzájomnej dohody medzi oprávnenou osobou a partnerom verejného sektora [1]. Na stanovenie ceny vplývajú nasledujúce faktory:
- Zložitosť vlastníckej štruktúry subjektu
- Rozsah potrebného zisťovania
- Typ subjektu (živnostník vs. holdingová spoločnosť)
- Počet konečných užívateľov výhod
Napríklad pri jednoduchej štruktúre, ako je živnostník alebo spoločnosť s ručením obmedzeným s najviac dvoma spoločníkmi, sa ceny na trhu pohybujú od 125 do 350 eur[5]. Naopak, pri zložitejších holdingových štruktúrach sa odmena stanovuje individuálne podľa náročnosti prípadu [1].
Dodatočné náklady pri zmenách
Pri zmenách údajov zapísaných v registri vznikajú dodatočné náklady. Partner verejného sektora musí bezodkladne informovať oprávnenú osobu o zmenách týkajúcich sa konečného užívateľa výhod [2]. Oprávnená osoba následne musí oznámiť zmeny registrujúcemu orgánu do 60 dní odo dňa, keď k zmene došlo [2].
Významným nákladom je tiež povinné overenie identifikácie konečného užívateľa výhod k 31. decembru každého kalendárneho roka. Oprávnená osoba musí nasledujúceho roka zaslať registrujúcemu orgánu oznámenie o overení do 28. februára[5].
V prípade výmazu oprávnenej osoby na jej návrh vzniká partnerovi verejného sektora povinnosť zabezpečiť zápis do registra partnerov verejného sektora novej oprávnenej osoby najneskôr do 30 dní od výmazu [2]. Tento proces zahŕňa dodatočné náklady spojené s overením identifikácie konečného užívateľa výhod novou oprávnenou osobou.
Elektronický systém registrácie
Elektronický systém registrácie do registra partnerov verejného sektora predstavuje komplexný nástroj. Následne vám predstavím všetky dôležité aspekty elektronickej registrácie.
Prístup do systému
Elektronické služby RPVS sú dostupné výhradne prostredníctvom webového sídla Ministerstva spravodlivosti SR [9]. Predovšetkým je potrebné vedieť, že podania do registra partnerov verejného sektora musia byť vykonané elektronicky prostredníctvom určených formulárov [9]. Navyše, registrujúci orgán neberie do úvahy podania v listinnej podobe [9].
Technické požiadavky
Pre úspešný prístup do elektronického systému musíte disponovať nasledujúcimi náležitosťami:
- Občiansky preukaz s elektronickým čipom a bezpečnostným osobným kódom (BOK) alebo eIDAS
- Čítačka čipových kariet s nainštalovaným potrebným softvérom
- Aplikácia pre kvalifikovaný elektronický podpis alebo pečať
- Aktivovaná elektronická schránka na doručovanie
- Prostriedky autorizácie (kvalifikovaný elektronický podpis alebo kvalifikovaná elektronická pečať) [9]
Elektronické formuláre
Systém umožňuje podanie rôznych typov návrhov a oznámení. Medzi základné elektronické služby patria:
- Návrh na zápis fyzickej osoby, fyzickej osoby podnikateľa alebo právnickej osoby
- Návrh na zápis zmeny údajov o partnerovi verejného sektora
- Aktualizácia verifikačného dokumentu
- Oznámenie o overení identifikácie konečného užívateľa výhod
- Návrh na výmaz z registra
- Námietka proti odmietnutiu vykonania zápisu [9]
Významnou výhodou elektronického systému je možnosť rýchleho vyhľadávania podľa priezviska, obchodného mena alebo IČO [6]. Zároveň systém poskytuje rozšírené vyhľadávanie rozčlenené na vyhľadávanie partnera verejného sektora, konečného užívateľa výhod alebo oprávnenej osoby [6].
Po úspešnom podaní návrhu registrujúci orgán posúdi predložené dokumenty a v prípade splnenia zákonných náležitostí vykoná zápis partnera verejného sektora do registra [4]. prostredníctvom portálu Ministerstva spravodlivosti SR Potvrdenie o zápise je následne dostupné výlučne v elektronickej forme[4].
Špecifické situácie pri zápise
Pri zápise do registra partnerov verejného sektora vznikajú špecifické situácie, ktoré si vyžadujú osobitnú pozornosť a odborný prístup. Predovšetkým ide o prípady, ktoré presahujú štandardný rámec registrácie.
Zahraničné osoby
Slovenský systém registrácie je jedinečný tým, že vyžaduje , ktoré majú záujem obchodovať so slovenským štátom povinnú registráciu aj od zahraničných právnických osôb[10]. Navyše, slovenská regulácia je často prísnejšia než zahraničná, čo dokazuje aj skutočnosť, že v RPVS sa nachádzajú aj firmy významných zahraničných podnikateľov [10].
V prípade zahraničných subjektov je potrebné venovať zvýšenú pozornosť verifikačným dokumentom. Tieto musia obsahovať:
- Overené preklady zahraničných dokumentov
- Potvrdenia o vlastníckej štruktúre
- Dokumentáciu o konečných užívateľoch výhod
Zložité vlastnícke štruktúry
Pri komplexných vlastníckych štruktúrach je kľúčové správne identifikovať konečného užívateľa výhod. Následne je potrebné vedieť, že za konečného užívateľa výhod sa považuje každá fyzická osoba, ktorá:
- Má priamy alebo nepriamy podiel najmenej 25% na hlasovacích právach
- Má právo na hospodársky prospech z podnikania
- Má možnosť vykonávať kontrolu nad spoločnosťou [11]
Oprávnená osoba musí v takýchto prípadoch vypracovať podrobný verifikačný dokument, ktorý obsahuje:
- Vlastnícku štruktúru partnera verejného sektora
- Riadiacu štruktúru
- Odôvodnenie postupu identifikácie konečného užívateľa výhod [12]
Verejní funkcionári
Osobitná pozornosť sa venuje prípadom, keď sú konečnými užívateľmi výhod verejní funkcionári. Do registra sa zapisujú výlučne verejní funkcionári vykonávajúci funkciu v Slovenskej republike [13]. Predovšetkým ide o osoby definované v článku 2 ods. 1 ústavného zákona č. 357/2004 Z. z., medzi ktorých patria:
- Prezident SR
- Poslanci NR SR
- Členovia vlády SR
- Starostovia a primátori
- Poslanci mestských zastupiteľstiev [13]
V prípade identifikácie verejného funkcionára v štruktúre partnera verejného sektora je potrebné túto skutočnosť uviesť vo verifikačnom dokumente. Navyše, oprávnená osoba musí overiť, či nejde o konflikt záujmov podľa platnej legislatívy.
Praktické tipy pre úspešný zápis
Úspešný zápis do registra partnerov verejného sektora vyžaduje dôkladnú prípravu a pozornosť k detailom. Predovšetkým je potrebné vyhnúť sa bežným chybám, ktoré môžu viesť k odmietnutiu registrácie alebo následným sankciám.
Najčastejšie chyby
Pri zápise do registra partnerov verejného sektora sa často vyskytujú nasledujúce pochybenia:
- Nedostatočné preverenie konečných užívateľov výhod – mnohé oprávnené osoby sa spoliehajú len na informácie z obchodného registra [14]
- Nesprávna identifikácia všetkých konečných užívateľov výhod v zložitých vlastníckych štruktúrach [15]
- Oneskorené oznámenie zmien v údajoch o konečných užívateľoch výhod – zákonná lehota je 60 dní [2]
- Nedodržanie termínu na overenie identifikácie konečného užívateľa výhod k 31. decembru [11]
- Nedostatočná súčinnosť partnera verejného sektora s oprávnenou osobou [2]
Ako im predchádzať
Najúčinnejším spôsobom predchádzania problémom pri zápise do regostra partnerov verejého sektora je systematický prístup k celému procesu registrácie. Predovšetkým je nevyhnutné zabezpečiť pravidelnú komunikáciu medzi partnerom verejného sektora a oprávnenou osobou [16].
Navyše, partner verejného sektora musí bezodkladne informovať oprávnenú osobu o akýchkoľvek zmenách týkajúcich sa konečného užívateľa výhod [2]. Následne oprávnená osoba musí tieto zmeny oznámiť registrujúcemu orgánu v zákonnej lehote.
V prípade výmazu oprávnenej osoby je partner verejného sektora povinný zabezpečiť zápis novej oprávnenej osoby najneskôr do 30 dní od výmazu [2]. Zároveň musí zabezpečiť overenie identifikácie konečného užívateľa výhod novou oprávnenou osobou.
Dôležité je tiež vedieť, že za správnosť údajov zapísaných v registri zodpovedá nielen oprávnená osoba, ale aj partner verejného sektora [2]. Preto je kľúčové venovať pozornosť každému detailu pri príprave dokumentácie.
Sankcie za porušenie povinností môžu byť závažné:
- Pokuta až do výšky 1 000 000 eur pre spoločnosť [17]
- Pokuta do 100 000 eur pre štatutára [17]
- Výmaz z registra a zákaz účasti na verejnom obstarávaní po dobu 2 rokov [14]
- Možnosť odstúpenia od zmluvy zo strany štátu [14]
- Povinnosť vrátenia poskytnutého plnenia [14]
Povinnosti po zápise do RPVS
Zápis do registra partnerov verejného sektora prináša so sebou súbor priebežných povinností a zodpovedností, ktoré musí partner verejného sektora dôsledne plniť. Predovšetkým ide o zabezpečenie presnosti a aktuálnosti údajov v registri.
Priebežné povinnosti
Partner verejného sektora musí aktívne spolupracovať s oprávnenou osobou a poskytovať jej maximálnu súčinnosť pri overovaní údajov [11]. Následne je partner verejného sektora spolu s oprávnenou osobou zodpovedný za správnosť údajov zapísaných v registri [11].
Medzi kľúčové priebežné povinnosti patria:
- Bezodkladné informovanie oprávnenej osoby o zmenách údajov týkajúcich sa konečného užívateľa výhod [2]
- Poskytnutie súčinnosti pri overovaní identifikácie konečného užívateľa výhod [11]
- Zabezpečenie zápisu novej oprávnenej osoby do 30 dní v prípade výmazu pôvodnej oprávnenej osoby [2]
- Zodpovednosť za správnosť a úplnosť údajov v registri [11]
Termíny overovania
Oprávnená osoba má zákonnú povinnosť overiť identifikáciu konečného užívateľa výhod k 31. decembru každého kalendárneho roka [11]. Navyše musí zaslať oznámenie o overení registrovému orgánu najneskôr do 28. februára nasledujúceho kalendárneho roka [7].
Zároveň sa overovanie vykonáva aj v týchto prípadoch:
- Pri podaní návrhu na zápis zmeny údajov o konečnom užívateľovi výhod [7]
- Pred uzatvorením alebo zmenou zmluvy presahujúcej 100 000 eur bez DPH jednorazovo alebo 250 000 eur bez DPH úhrnne [18]
- Pred prijatím plnenia zo zmluvy prevyšujúceho v úhrne 1 000 000 eur za 30 dní [18]
V praxi sa osvedčilo vykonávať overovanie identifikácie konečných užívateľov výhod dvakrát ročne – k 30.6. a 31.12. kalendárneho roka [18]. Tento prístup zabezpečuje lepšiu pripravenosť na nečakané situácie a znižuje riziko časového stresu.
Komunikácia s oprávnenou osobou
Efektívna komunikácia s oprávnenou osobou je základom úspešného plnenia zákonných povinností. Partner verejného sektora musí bezodkladne informovať oprávnenú osobu o všetkých zmenách údajov zapísaných v registri [2]. Oprávnená osoba následne zabezpečí oznámenie zmien registrovému orgánu do 60 dní od ich vzniku [11].
V prípade zmien týkajúcich sa konečného užívateľa výhod je partner verejného sektora povinný poskytnúť oprávnenej osobe všetky potrebné informácie a dokumenty [19]. Oprávnená osoba musí tieto informácie overiť a vypracovať nový verifikačný dokument [19].
Dôležité je tiež vedieť, že oprávnená osoba nie je viazaná pokynmi partnera verejného sektora a musí konať nestranne s odbornou starostlivosťou [19]. Preto je nevyhnutné poskytovať jej maximálnu súčinnosť pri plnení jej úloh.
Výhody správnej registrácie
Správna registrácia v registri partnerov verejného sektora otvára množstvo príležitostí pre podnikateľské subjekty. Predovšetkým ide o možnosť uchádzať sa o verejné zákazky a získať prístup k verejným zdrojom.
Prístup k verejným zákazkám
Registrácia v RPVS je nevyhnutným predpokladom pre účasť na verejnom obstarávaní a získanie prístupu k verejným zdrojom. Bez zápisu v registri partnerov verejného sektora nebude mať partner verejného sektora prístup k verejným zdrojom a nebude mať ani možnosť úspešne sa uchádzať o ich získanie [3].
Medzi hlavné výhody správnej registrácie v oblasti verejných zákaziek patria:
- Možnosť účasti na verejnom obstarávaní ako dodávateľ alebo subdodávateľ
- Prístup k finančným prostriedkom z verejných rozpočtov
- Možnosť získania eurofondov a investičných stimulov
- Oprávnenie prijímať platby od zdravotných poisťovní
- Príležitosť získať prostriedky z Pôdohospodárskej platobnej agentúry
Obchodné príležitosti
Správna registrácia v RPVS otvára širokú škálu obchodných príležitostí. Predovšetkým umožňuje:
- Nadobúdanie majetku a majetkových práv od verejného sektora
- Získavanie užívacích práv k majetku verejného sektora
- Možnosť stať sa veriteľom v konkurznom konaní s pohľadávkou nad 1 milión EUR
- Príležitosť získať oprávnenia v oblasti energetiky a baníctva
- Možnosť stať sa správcom výberu mýta a úhrady diaľničnej známky [8]
Navyše, register partnerov verejného sektora slúži ako nástroj transparentnosti, ktorý umožňuje:
- Verejnému sektoru overovať zápis pred distribúciou verejných zdrojov
- Verejnosti sledovať a kontrolovať distribúciu verejných zdrojov [11]
Významným aspektom je skutočnosť, že partner verejného sektora musí byť v RPVS zapísaný aspoň po dobu trvania zmluvy [2]. Následne sa všetky zapísané skutočnosti považujú za všeobecne známe a tretie osoby sa nemôžu odvolávať na ich neznalosť.
Záver
Správny zápis do registra partnerov verejného sektora predstavuje kľúčový krok pre úspešné podnikanie so štátom. Dôkladná príprava dokumentácie, výber spoľahlivej oprávnenej osoby a dodržiavanie priebežných povinností tvoria základ úspešnej registrácie.
Skúsenosti z praxe potvrdzujú, že partneri verejného sektora často podceňujú zložitosť celého procesu. Nedostatočná príprava alebo nesprávne postupy pritom môžu viesť k závažným sankciám či strate obchodných príležitostí.
Správne vykonaný zápis naopak prináša množstvo výhod – od prístupu k verejným zákazkám až po získanie eurofondov či investičných stimulov. Zároveň buduje dôveryhodnosť podnikateľského subjektu v očiach verejného sektora.
Pre bezproblémový priebeh registrácie odporúčam zveriť zápis do RPVS do rúk skúseného právnika. Moja advokátska kancelária ponúka komplexné služby v oblasti registrácie partnerov verejného sektora, vrátane pravidelného overovania konečných užívateľov výhod a spracovania všetkých potrebných zmien.
FAQs
Q1. Aké sú hlavné výhody zápisu do Registra partnerov verejného sektora? Hlavnými výhodami sú možnosť uchádzať sa o verejné zákazky, získať prístup k verejným zdrojom a eurofondám, nadobúdať majetok od verejného sektora a zvýšiť dôveryhodnosť firmy. Správna registrácia otvára širokú škálu obchodných príležitostí.
Q2. Kto môže byť oprávnenou osobou pri zápise do RPVS? Oprávnenou osobou môže byť advokát, notár, banka, audítor alebo daňový poradca so sídlom alebo miestom podnikania na území Slovenskej republiky. Táto osoba musí konať nestranne a s odbornou starostlivosťou.
Q3. Aké sú najčastejšie chyby pri zápise do registra? Medzi najčastejšie chyby patrí nedostatočné preverenie konečných užívateľov výhod, nesprávna identifikácia všetkých konečných užívateľov v zložitých štruktúrach, oneskorené oznámenie zmien a nedodržanie termínov na overenie identifikácie.
Q4. Ako často je potrebné overovať údaje v registri? Zákon vyžaduje overenie identifikácie konečného užívateľa výhod k 31. decembru každého roka. V praxi sa odporúča vykonávať overovanie dvakrát ročne – k 30.6. a 31.12., čo zabezpečuje lepšiu pripravenosť na nečakané situácie.
Q5. Aké sankcie hrozia za porušenie povinností súvisiacich s RPVS? Za porušenie povinností môžu byť uložené vysoké pokuty – až do 1 milióna eur pre spoločnosť a do 100 000 eur pre štatutára. Ďalšie sankcie zahŕňajú výmaz z registra, zákaz účasti na verejnom obstarávaní, možnosť odstúpenia od zmluvy zo strany štátu a povinnosť vrátiť poskytnuté plnenie.
Naša advokátska kancelária Vám rada pomôže s procesom zápisu do registra partnerov verejného sektora či už ide o mestá Prešov, Bardejov alebo Poprad. Kontaktovať nás môžete TU.